In de werkplaats Programma zijn de provincies Overijssel, Flevoland en Utrecht aan de slag gegaan met het opstellen, structureren, annoteren (incl. geometrieën) en zichtbaar maken van een Natura2000-beheerplan in het DSO. In de verdiepende werkplaats over het projectbesluit heeft Provincie Gelderland met een multidisciplinair team ervaring opgedaan met het opstellen en annoteren van een TPOD projectbesluit en een tijdelijk regelingdeel.
Lessen uit deze beide werkplaatsen:
- Bepaal vooraf de ambitie van de dienstverlening:
- Meer annoteren zorgt voor een betere raadpleegbaarheid in de DSO-viewer. Minder annoteren zorgt voor minder werk. Toch hoeft annoteren hoeft niet enorm veel tijd te kosten, als je van tevoren goed nadenkt over wat je op welke manier wilt annoteren. En als je je beperkt tot de essentiële annotaties en die overal op dezelfde manier toepast, hoeft het ook niet ingewikkeld te zijn. De plansoftware die je gebruikt gaat je daar ook zeker bij helpen.
- Bedenk bij de teksten wat je wilt annoteren. Deze annotaties zijn mogelijk bij een omgevingsdocument met een vrijetekststructuur, zoals het programma of het vrijetekstdeel van een projectbesluit: Thema, Hoofdlijn, Locatie en Gebiedsaanwijzing.
- Met een annotatie gebiedsaanwijzing wordt duidelijk om wat voor soort gebied het gaat en krijgt de locatie een herkenbare legenda en kleur op de kaart; bijkomend voordeel is, dat deze beter zicht- en vindbaar wordt in de viewer. Gebruik van dezelfde groep leidt ertoe dat elke verschillende gebiedsaanwijziging dezelfde kleur krijgt.
- Door het gebruik van de annotatie thema kunnen teksten per thema gestructureerd worden en kan je in de viewer selecteren op een bepaald thema, bijvoorbeeld ‘bouwwerken’, ‘externe veiligheid’ of ‘gezondheid’. Thema is een tekst-annotatie en zie je dus niet op de kaart.
- De annotatie hoofdlijn maakt het mogelijk om juist specifieke onderdelen (bv. energietransitie, compacte stad, etc.) van de tekst in samenhang te kunnen lezen. Hoofdlijn geeft een andere doorsnede van de tekst dan de structurering in hoofdstukken, omdat alles gebundeld wordt. In de DSO-viewer kun je hoofdlijn alleen gebruiken voor het filteren binnen één document en niet tussen verschillende omgevingsdocumenten.
- Bij het opstellen van een omgevingsdocument is het raadzaam om te zorgen voor een integrale samenwerking tussen planologen/beleidsmakers, juristen, tekenaars, VTH-specialisten en CAD-tekenaars/GIS specialisten. Dit advies geldt zowel voor het opstellen van een omgevingsdocument als het herzien ervan.
- Het is verstandig om vooraf goed na te denken over de citeertitel van de regeling en het besluit. Het is nu namelijk niet mogelijk om de citeertitel te wijzigen. Dit komt doordat metadata nog niet gemuteerd kunnen worden. Als je er pas na publicatie achter komt dat je een ongelukkige citeertitel gekozen hebt, kun je die niet meer veranderen. Dat kan vervelend zijn, want de DSO-viewer gebruikt de citeertitel voor diverse doeleinden.
- Tijdens de werkplaatsbijeenkomsten is veel gesproken over bijlagen. Geconcludeerd werd dat het aan te raden is om bijlagen in XML-formaat op te maken. Dergelijke bijlagen zijn zowel in de DSO-viewer als op overheid.nl beter te raadplegen dan een pfd. Soms ontkom je er niet aan om een bijlage in pdf-formaat mee te leveren in de vorm van een informatieobject. Dit geldt vooral voor onderzoeksrapportages.